De 5 meest gemaakte fouten in de administratie van zelfstandigen (en hoe je ze voorkomt)

Administratie. Niet bepaald het favoriete onderdeel van het zelfstandig zijn — en dat is helemaal begrijpelijk. Je wil vooral bezig zijn met wat je graag doet: klanten helpen, projecten afronden, of producten verkopen. Maar een slordige administratie kan je duur te staan komen. Denk aan boetes, laattijdige betalingen of gewoon onnodige stress.

In dit artikel deel ik de vijf meest voorkomende fouten die ik vaak zie bij zelfstandigen, én hoe je ze eenvoudig kunt voorkomen. 

1. Bonnetjes en facturen kwijtraken

Veel zelfstandigen bewaren hun bonnetjes "even" in de auto of gooien ze in een kast — en voor je het weet, zijn ze onleesbaar of verdwenen. Die kleine kosten tellen nochtans mee in je aftrekbare uitgaven.

Tip: Scan of fotografeer elke aankoop meteen en bewaar die in een digitale map met duidelijke naam (bijv. "Brandstof – oktober 2025"). Er bestaan ook gratis apps die automatisch je bonnetjes omzetten naar pdf.

2. Facturen te laat opmaken of versturen

Uitstelgedrag is hier de grootste boosdoener. Hoe later je factureert, hoe later je betaald wordt — en dat beïnvloedt je cashflow.

Tip: Plan een vast moment per week om facturen te versturen. Werk met sjablonen zodat je facturen in enkele minuten klaar zijn.

3. Geen goed onderscheid tussen privé en zakelijk

Een fout die vooral starters maken: alles op één rekening laten lopen. Dat lijkt makkelijk, maar zorgt voor chaos en fouten in je boekhouding.

Tip: Open een aparte zakelijke rekening. Zo hou je perfect zicht op inkomsten en uitgaven, en voorkom je dat privé-uitgaven per ongeluk in je boekhouding belanden.

4. Verkeerde of onvolledige btw-aangifte

Een verkeerde aangifte kan leiden tot boetes of een controle. Vaak gebeurt dit uit onwetendheid of omdat documenten niet tijdig verzameld zijn.

Tip: Hou je administratie maandelijks bij, niet pas aan het einde van het kwartaal. En laat je eventueel ondersteunen bij het indienen van je btw-aangifte.

5. Geen overzicht in openstaande facturen

Nog een klassieker: klanten die te laat betalen en jij die niet goed weet wie nog moet betalen. Voor je het weet, verlies je inkomsten of moet je achteraf veel moeite doen om je geld te krijgen.

Tip: Werk met een eenvoudige opvolging: een Exceltabel of tool waarin je aanduidt wie al betaald heeft. Of besteed het debiteurenbeheer uit — dat scheelt veel tijd en frustratie.

Een goede administratie is geen luxe, maar een investering in rust en stabiliteit. Als zelfstandige hoef je niet alles alleen te doen.

Ik help ondernemers graag om hun administratie overzichtelijk en werkbaar te maken, zodat ze zich kunnen concentreren op hun kernactiviteit.

Wil je weten hoe ik jou kan helpen om fouten te vermijden en structuur te brengen?
Neem vrijblijvend contact op — dan bekijken we samen hoe jouw administratie eenvoudiger en efficiënter kan.